I affärer behöver vi ofta påskynda samtal och transaktioner med kunder.Men vissa konversationsgenvägar bör helt enkelt inte användas.

Tack vare text är akronymer och förkortningar vanligare idag än någonsin.Vi letar nästan alltid efter en genväg, oavsett om vi e-postar, chattar online, pratar med kunder eller sms:ar dem.

Men det finns faror i förkortat språk: I många fall kanske kunder och kollegor inte förstår den kortare versionen, vilket orsakar missförstånd och missade möjligheter att skapa en fantastisk upplevelse.Kunder kan känna att du pratar ovanför, under eller runt dem.

På affärsnivå framstår "smsprat" som oprofessionellt i nästan alla situationer utanför vänliga mobiltelefonskämt.

Faktum är att dåligt skriven kommunikation med kunder och kollegor till och med kan äventyra karriärer, visade en undersökning från Center for Talent Innovation (CTI).(Obs: När du måste använda akronymer är den föregående meningen ett exempel på hur du gör det bra. Se hela namnet vid första omnämnandet, sätt det akronymen inom parentes och använd akronymen i resten av det skriftliga meddelandet.)

Så när det gäller att kommunicera med kunder via vilken digital kanal som helst, bör du undvika det här:

Strängt textsamtal

Många så kallade ord har dykt upp med utvecklingen av mobila enheter och textmeddelanden.Oxford English Dictionary har känt igen några vanliga textförkortningar som LOL och OMG.Men det betyder inte att de är OK för affärskommunikation.

Undvik dessa vanligast använda förkortningar i all elektronisk kommunikation:

• BTW – "Förresten"
• LOL skrattar högt"
• U - "Du"
• OMG - "Herregud"
• THX – "Tack"

Obs: Eftersom FYI fanns inom affärskommunikation långt före textmeddelanden, är det för det mesta fortfarande acceptabelt.Annat än det, skriv bara vad du verkligen vill säga.

Tvetydiga termer

Säg eller skriv ASAP, och 99 % av människorna förstår att du menar "så snart som möjligt."Även om dess mening är allmänt förstådd, betyder den faktiskt väldigt lite.En persons åsikt om ASAP är nästan alltid helt annorlunda än den som lovar det.Kunder förväntar sig alltid ASAP att vara snabbare än vad du kan leverera.

Detsamma gäller EOD (slut på dagen).Din dag kan sluta mycket tidigare än en kunds.

Det är därför ASAP, EOD och dessa andra tvetydiga akronymer bör undvikas: NLT (senast) och LMK (låt mig veta).

Företags- och branschjargong

"ASP" (genomsnittligt försäljningspris) kan vara lika populärt på din arbetsplats som orden "lunchrast".Men det har förmodligen liten eller ingen betydelse för kunderna.Alla jargonger och förkortningar som är vanliga för dig - från produktbeskrivningar till statliga tillsynsmyndigheter - är ofta främmande för kunderna.

Undvik att använda jargong när du talar.När du skriver är det dock OK att följa regeln som vi nämnde ovan: Stava det första gången, sätt förkortningen inom parentes och använd förkortningen när den nämns senare.

Vad ska man göra

Genvägsspråk — förkortningar, akronymer och jargong — i textmeddelanden och e-post är OK i ett begränsat antal situationer.Ha bara dessa riktlinjer i åtanke:

Skriv bara vad du skulle säga högt.Skulle du svära, säga LOL eller dela något konfidentiellt eller personligt med kollegor eller kunder?Antagligen inte.Så håll dessa saker borta från skriftlig professionell kommunikation också.

Passa din ton.Du kanske är vänlig med kunder, men du är förmodligen inte vänner, så kommunicera inte som du skulle med en gammal kompis.Dessutom ska affärskommunikation alltid låta professionell, även när det är mellan vänner.

Var inte rädd att ringa.Idén med textmeddelanden och i de flesta fall e-post?Korthet.Om du behöver förmedla mer än en tanke eller några meningar bör du nog ringa ett samtal.

Sätt förväntningar.Låt kunderna veta när de kan förvänta sig text- och e-postsvar från dig (dvs. kommer du att svara på helger eller efter öppettider?).

Kopiera från Internetresurser